효율적으로 업무를 관리하고 생산성을 높이기 위해 다이어리를 제대로 활용하면 좋겠죠?
하지만 회사 다이어리를 어떻게 작성해야 시간과 에너지를 최대한 활용할 수 있는지 막막할 때가 많습니다.
이번 글에서는 업무 다이어리를 활용해 생산성을 극대화할 수 있는 실용적인 방법 9가지 순서로 소개해드리겠습니다.
회사 다이어리 작성법 9 Step
1. 다이어리의 목적을 명확히 하라
회사 업무 다이어리를 사용하는 첫 단계는 명확한 목적을 먼저 설정하는 것입니다.
다이어리는 단순히 일정 관리를 넘어, 목표 달성-업무 기록-아이디어 관리 등 다양한 용도로 활용할 수가 있습니다.
– 주요 활용 목적 Top3
1) 일정 관리: 회의 일정, 데드라인, 주요 이벤트 기록.
2) 업무 우선순위 설정: 가장 중요한 작업을 먼저 처리하기 위한 리스트 작성.
3) 목표 추적: 월간/주간/일간 목표를 세우고 진척 상황을 기록.
2. 일정과 할 일을 분리하라
효율적인 다이어리 작성은 일정(Schedule)과 할 일(To-Do List)을 분리하는 것에서 시작됩니다.
이를 통해 혼란을 줄이고 더 체계적으로 업무를 관리할 수 있습니다.
- 일정 섹션: 시간별로 할당된 회의나 약속 등을 기록.
=> 타임블로킹(Time Blocking) 기법 활용해보기 예: “오전 10~11시: 팀 미팅” - 할 일 섹션: 그날 완료해야 할 업무를 우선순위에 따라 나열.
=> 긴급도/중요도 매트릭스를 사용해 우선순위 분류하기
3. SMART 목표를 설정하라
업무 다이어리에는 단순한 할 일을 나열하는 것뿐만 아니라,
구체적이고 측정 가능한 목표를 설정하는 것이 중요합니다. SMART 목표 설정법을 활용해 봅시다.
- Specific(구체적): 명확하고 구체적인 목표 작성.
- Measurable(측정 가능): 성과를 수치화할 수 있는 지표 포함.
- Achievable(달성 가능): 현실적이고 실현 가능한 목표 설정.
- Relevant(관련성): 업무와 연관된 목표.
- Time-bound(시간 제한): 일정 안에 달성 가능한 기간 설정.
예시:
- “이번 주까지 보고서 1차 초안을 완성한다.”
- “3일 내에 고객사의 이메일 응답률을 90%로 끌어올린다.”
4. 색상 코딩으로 시각화하라
색상을 활용하면 다이어리를 더욱 직관적으로 관리할 수 있겠지요.
색상 코딩으로 중요한 일정, 긴급한 작업, 개인적인 일정을 쉽게 구분할 수 있도록 정리합니다.
색상 코딩 예시:
- 빨강: 긴급하고 중요한 작업.
- 파랑: 장기적인 프로젝트.
- 녹색: 개인적인 일정.
- 노랑: 대기 중인 작업.
5. 매일 리뷰하고 주간 리뷰를 추가하라
다이어리를 활용하는 마지막 단계는 리뷰(Review)입니다.
하루를 마감하며 업무 진척도를 점검하고, 한 주가 끝날 때 주간 리뷰를 통해 성과를 분석해야합니다.
일일 리뷰:
- 오늘 완료한 작업과 미완료 작업을 점검.
- 다음 날의 주요 목표와 우선순위 설정.
주간 리뷰:
- 주간 목표 달성 여부를 점검.
- 개선할 점과 다음 주의 우선순위를 계획.
6. 디지털 도구와 병행하라
다이어리만으로는 부족할 때, 디지털 도구를 병행하면 생산성을 더욱 높일 수 있습니다.
예를 들어 구글캘린더(Google Calendar), 요즘 오피스에서도 많이 쓰는 노션(Notion), (트렐로)Trello와 같은 생산성 앱을 다이어리와 함께 활용해보세요.
💡병행 활용 팁
- 일정은 Google Calendar에 동기화.
- 프로젝트 관리나 아이디어 정리는 Notion에 작성.
- 주간 할 일 리스트는 다이어리에 기록.
7. 업무 다이어리의 다양한 포맷 활용하기
업무 다이어리는 포맷에 따라 그 효과가 달라질 수 있습니다. 자신에게 맞는 포맷을 선택하여 더욱 효율적으로 활용해 보세요.
주요 포맷:
- 데일리 플래너(Daily Planner): 하루 일정과 할 일을 세세히 기록하는 방식.
- 위클리 플래너(Weekly Planner): 한 주간의 업무 흐름을 파악하고 우선순위를 설정.
- 불렛 저널(Bullet Journal): 간단한 심볼과 텍스트를 활용해 자유롭게 기록.
- 목표 중심 플래너(Goal-Oriented Planner): 장기 목표 달성을 위해 특화된 방식.
💡선택 팁
- 하루의 일정이 많고 바쁜 경우, 데일리 플래너를 추천.
- 장기적인 계획을 세우고 싶은 경우, 목표 중심 플래너가 적합.
8. 업무 스트레스 관리도 기록하라
다이어리는 단순히 업무를 기록하는 도구를 넘어 스트레스를 관리하는 데도 활용될 수 있습니다.
스트레스 요인을 기록하고, 이를 줄이기 위한 해결 방안을 고민해보세요.
💡스트레스 관리 다이어리 팁
- 감정 기록: 업무 중 느낀 스트레스를 기록하고 이유를 분석.
- 해결책 작성: 스트레스를 줄이기 위한 실행 가능한 방법 정리.
- 감사일기: 하루 중 감사했던 일을 1~2가지 작성해 긍정적인 마인드를 유지.
9. 생산성을 유지하기 위한 습관 만들기
다이어리를 꾸준히 활용하려면 이를 습관으로 만드는 것이 중요합니다.
매일 일정한 시간에 다이어리를 작성하거나 검토하는 루틴을 만들어 보세요.
💡습관 형성 팁
- 아침 루틴: 하루를 시작하기 전 10분 동안 다이어리 작성.
- 저녁 루틴: 하루를 마무리하며 완료한 일을 체크하고 반성.
- 리마인더 설정: 스마트폰 알림을 활용해 다이어리 작성 시간을 잊지 않도록 관리.
팀 협업을 위한 다이어리 정리 시에는 아래 팁을 참고해보세요~!
💡팀 협업 팁:
- 공유 일정: 팀 프로젝트 관련 주요 일정은 공유 캘린더나 다이어리에 기록.
- 회의 준비: 회의 전 다이어리에 논의할 주요 사항을 미리 정리.
- 피드백 기록: 팀원들과 공유한 피드백을 다이어리에 기록하고 추후 반영.
자,ㄴ 이렇게 생산성을 높이는 업무,회사 다이어리 작성법은 단순히 일정을 기록하는 것을 넘어, 체계적인 목표 설정과 우선순위 관리, 리뷰 과정이 포함되어야 합니다.
또한 다양한 포맷과 디지털 도구를 병행해 본인에게 맞는 방식을 찾는 것이 중요합니다.
위에서 소개한 방법을 적용해 본인만의 업무 다이어리 스타일을 구축해보세요. 작은 변화가 큰 성과를 만들어낼 것입니다.
도움이 되셨다면 아래 알고가의 다른 글도 추천드리니 구경해 주세요~ 감사합니다:)
식물성생크림 동물성생크림 차이! 좋은 케이크 고르는 3가지 방법
아이폰 중고 판매 방법, 이 3가지는 반드시 주의하세요!
디즈니 mbti, 성격 유형별 디즈니 공주 캐릭터 11가지 총정리! (+mbti별 특징,팩폭 모음)
이 포스팅은 쿠팡 파트너스 활동의 일환으로, 이에 따른 일정액의 수수료를 제공받습니다.